Formula Menghitung Selang Waktu

Minggu ini, saya mendapat tugas membuat Data Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) per April 2012 untuk SKPD SMA Negeri 1 Baubau. Salah satu bagian yang rumit dan biasanya tidak valid adalah menentukan masa kerja pegawai/guru. Hal itu disebabkan data yang diambil adalah data tahun-tahun sebelumnya. Ada yang bilang “jika data yang diambil adalah data tahun lalu, berarti masa kerja masing-masing pegawai tinggal ditambah 1 tahun”. Masalah muncul jika dalam selang waktu tersebut ada yang sudah diupdate dan ada yang belum. Bagaimana cara membedakan data yang sudah diupdate dengan data yang belum diupdate? Jika data pada tahun ini sudah tidak valid, maka makin bertambahnya waktu akan semakin tidak valid, karena pada “zamannya komputer” seperti saat ini, orang selalu dimanjakan dengan copy paste. Padahal kalau kita mau jujur, surat dalam bentuk teks pun biasanya menjadi salah dan keliru di beberapa tempat gara-gara kebiasaan copy paste.

Jalan keluar paling mumpuni dari permasalahan di atas adalah setiap SKPD harus memiliki database kepegawaian. Sehingga hal-hal seperti mencari, menambah, merubah, menghapus, mengurut, memisahkan data sesuai dengan kebutuhan akan mudah dilakukan. Karena ketiadaan database, maka setiap kali ada permintaan data kepegawaian, data siswa, data sarana prasarana atau data apapun di sekolah kami, selalu kalang kabut. Padahal kalau dicermati maka kelucuan yang terjadi. Contoh kejadian, Dinas Pendidikan meminta data nama guru, nip, tanggal lahir, golongan, masa kerja, mata pelajaran yang diampu, serta nama istri. Amir, S.Pd., M.Pd. yang dibebani tugas itu kemudian kasak kusuk mencari data tersebut secara manual, mungkin masing-masing guru ditanyai satu per satu. Al hasil setelah 2 minggu, data terkumpul. “Selamat”, kata Amir, S.Pd., M.Pd.. Minggu berikutnya ada lagi permintaan data dari Pemerintah Kota Baubau, tentang data semua pegawai, nip, alamat, golongan dan masa kerja. Yang ditugasi Drs. Badu, M, M.Pd. dengan cara yang sama karena sudah master, maka diapun mencari data itu dengan penuh semangat, malu rasanya kalau tidak bisa merampungkan pekerjaan itu. Mirip dengan yang dilakukan Amir, S.Pd., M.Pd., akhirnya Drs. Badu, M, M.Pd. menyelesaikan pekerjaan itu selama 10 hari. Padahal data yang diminta tersebut memiliki kemiripan, sehingga jika di SMA Negeri 1 Baubau sebelumnya sudah ada database yang ditempatkan di komputer server maka Amir, S.Pd., M.Pd. dan Drs. Badu, M, M.Pd. tidak perlu mengumpulkan sendiri-sendiri data yang dicarinya. Bahkan Drs. Badu, M, M.Pd. tidak perlu mencopy data dari Amir, S.Pd., M.Pd. yang mungkin rentan kesalahan. Masing-masing mereka tinggal mengambil data dari komputer server sesuai dengan field yang diinginkan. Sehingga tidak perlu waktu berminggu-minggu untuk menyelesaikan kedua pekerjaan tersebut. Sehari selesai, ‘nggak pake lama’.

Kembali ke tema tulisan ini, saya ingin berbagi trik di Microsoft Excel tentang perancangan formula untuk menghitung masa kerja guru/pegawai berdasarkan masa kerja yang tercantum dalam SK terakhir yang dimiliki oleh masing-masing guru/pegawai.

Contoh kasus, seorang guru bernama Amir, S.Pd., M.Pd. mempunyai SK golongan IVa terhitung mulai tanggal (TMT) 1 Oktober 2007 yang lalu dengan masa kerja 13 tahun 6 bulan. Berapakah masa kerjanya sampai saat ini (April 2012)?

Penyelesaian 1 : Hitung manual, asumsikan saat ini adalah Oktober 2012, maka Amir, S.Pd., M.Pd. saat ini mempunyai masa kerja 18 tahun 6 tahun (bertambah 5 tahun dari 2012 dikurangi 2007). Tetapi karena sekarang baru bulan April (kurang 6 bulan lagi, baru bulan Oktober) maka masa kerja Amir, S.Pd., M.Pd. sebenarnya adalah 18 tahun 0 bulan. Itu baru selesai perhitungan masa kerja untuk satu orang guru. Bagaimana kalau guru/pegawai di SMAN 1 Baubau hampir 100 orang. Berapa waktu yang kita perlukan untuk menyelesaikan perhitungan masa kerja sampai saat ini untuk semua guru/pegawai yang ada. Belum lagi ditambah probabilitas kesalahan perhitungan kita.

Penyelesaian 2 : Menggunakan formula di Microsoft Excel, seperti tertera pada gambar di bawah ini:

hitung-selang-waktu

Dua keunggulan yang dicapai jika menggunakan formula ini, adalah :

  • Sebanyak apapun data guru/pegawai yang akan dihitung masa kerjanya, tidak lagi menjadi persoalaan, karena formula tinggal dicopy.
  • Data masa kerja akan terupdate dengan sendirinya, yang penting data pada field “Akhir Tanggal” jangan diisi dengan tanggal sekarang tetapi diisi dengan formula yang menggunakan fungsi TODAY( ).

Selamat menggunakan semoga bermanfaat, jika benar-benar ingin menerapkan formula ini tetapi menemui kesulitan silahkan unduh file aslinya Menghitung Selang Waktu atau hubungi kami melalui e-mail di wujuddin[at]gmail[dot]com.

About wujuddin

Saya lahir di Kanakea, Maret 24, 1971 Pendidikan formal saya Kimia, tetapi sekarang lebih suka mengajar TIK.

Posted on April 18, 2012, in Ilmu Pengetahuan, Materi Pelajaran, Pendidikan and tagged , , , , , . Bookmark the permalink. 1 Komentar.

  1. Terima kasih, sangat bermanfaat.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: